6 bước xây dựng kịch bản tổ chức roadshow hiệu quả

Dù tổ chức theo bất cứ quy mô nào, trên bất cứ loại phương tiện nào, nhà đầu tư đều cần xây dựng kịch bản tổ chức roadshow chi tiết và chỉn chu. Một kế hoạch được chuẩn bị chu đáo, sắp xếp rõ ràng, phân công công việc hợp lý sẽ giúp cho chiến dịch diễn ra suôn sẻ, hiệu quả và thành công hơn.

Nội dung bài viết

1. Thế nào là kịch bản tổ chức roadshow?

Chạy roadshow là sự kiện truyền thông, quảng bá sản phẩm, thương hiệu bằng những đoàn xe (xe đạp, xe máy, xe ô tô, xe tải, xe 45 chỗ…) nối đuôi chạy qua nhiều tuyến đường, tuyến phố đông người qua lại. Vì là sự kiện có quy mô khá lớn, lại có ảnh hưởng trực tiếp tới giao thông công cộng nên việc tổ chức, sắp xếp cần phải được cân nhắc thật kỹ càng. Để thu được hiệu quả, xây dựng kịch bản tổ chức roadshow chính là công tác không thể thiếu.

Một chiến dịch roadshow diễn ra sẽ cần rất nhiều công đoạn chuẩn bị, nhân sự tham gia, công việc phải thực hiện. Lúc này, kịch bản tổ chức roadshow đóng vai trò như nền móng, “xương sống” của chiến dịch. Một kịch bản tổ chức roadshow sẽ liệt kê cho doanh nghiệp chi tiết về các hạng mục cần thực hiện, ý tưởng triển khai, phân công công việc cho đội ngũ nhân sự tham gia ở từng bộ phận.

Cụ thể, trong một kịch bản tổ chức roadshow sẽ bao gồm các hạng mục chính như sau:

Thời gian tổ chức chương trình roadshow
Hình thức triển khai: loại phương tiện, quy mô đoàn xe,…
Lộ trình đoàn xe diễu hành hay các hoạt động đi kèm như activation, phát quà tặng, sampling, đón khách,…
Ngân sách của chiến dịch
Ý tưởng thiết kế, trang trí đoàn xe, trang phục của đội PB, PG, Mascot,…
Kịch bản và phương án xử lý các tình huống phát sinh trên đường

Kịch bản tổ chức roadshow càng được xây dựng chi tiết, chặt chẽ bao nhiêu thì khi tiến hành sẽ càng dễ dàng, nhanh chóng bấy nhiêu.

Chiến dịch roadshow xe bus 2 tầng “2 trong 1” của Double A

Kịch bản tổ chức roadshow phải được xây dựng chi tiết

2. Tầm quan trọng của kịch bản chạy roadshow

Sự kiện roadshow càng lớn, công tác xây dựng kịch bản lại càng quan trọng. Bởi lẽ roadshow không phải sự kiện được tổ chức bởi một người mà là cả một tập thể. Cùng với đó thì chi phí cho mỗi chiến dịch roadshow không hề thấp. Xây dựng kịch bản, xác lập kế hoạch là cách để các doanh nghiệp chi tiêu sao cho đúng, cho đáng và thu về những hiệu quả theo đúng mục tiêu đã định!

Những lợi ích chính và vai trò của kịch bản tổ chức roadshow chính là:

Tác dụng của kịch bản chính là giúp nhà đầu tư xác định mục tiêu chiến dịch, lên kế hoạch triển khai, phân bổ công việc sao cho hợp lý. Điều này sẽ giúp bạn không bị bỏ lỡ các hạng mục công việc quan trọng, hay nhân sự tham gia cũng nắm bắt rõ về yêu cầu mình cần thực hiện.
Kịch bản tổ chức roadshow sẽ giúp các doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian và cả chi phí. Bởi khi kịch bản tổ chức roadshow được lên chi tiết, phần chi phí sẽ được liệt kê cụ thể, tránh phát sinh phụ phí. Các hạng mục và timeline rõ ràng cũng giúp mọi người phối hợp hoàn thiện nhanh chóng hơn.
Trong quá trình xe đi trên đường, có thể sẽ gặp phải những sự cố ngoài ý muốn. Và tất cả những điều này sẽ đều được dự đoán, nêu ra cách xử lý trước trong kịch bản.

Kịch bản tổ chức roadshow giúp doanh nghiệp tiết kiệm cả thời gian và ngân sách

3. Cách xây dựng kịch bản tổ chức roadshow

Để chuẩn bị cho một chiến dịch thật tốt đẹp và thành công, hãy tuân thủ theo những quy tắc xây dựng kịch bản tổ chức roadshow dưới đây.

3.1. Lên kế hoạch tổ chức roadshow

Muốn có kế hoạch thật sự phù hợp với doanh nghiệp, trước hết bạn cần xác định rõ mục tiêu trong chiến dịch lần này là gì. Roadshow quảng cáo phục vụ cho rất nhiều mục đích khác nhau như: giới thiệu sản phẩm mới, khai trương cửa hàng, chương trình khuyến mại, quảng bá thương hiệu,… Nhóm khách hàng mục tiêu hướng tới là ai để có thể lựa chọn được khu vực truyền thông chính xác.

Bên cạnh đó, thời điểm tổ chức roadshow cũng cần được cân nhắc kỹ lưỡng. Khác với các chiến dịch quảng cáo dài hạn, thời gian làm roadshow được sắp đặt linh hoạt hơn. Song để đảm bảo hiệu quả tối ưu, bạn nên lựa chọn các khung giờ có lưu lượng giao thông cao trong ngày. Đặc biệt đừng quên xem thời tiết. Bởi nếu trời mưa thì sẽ chẳng có ai ra đường để ngắm roadshow của bạn cả, kịch bản tổ chức roadshow vì thế mà có thể “đổ bể”.

3.2. Lựa chọn phương tiện tham gia quảng cáo

Điểm thứ 2 phải lưu ý trong kịch bản tổ chức roadshow chính là lựa chọn phương tiện, hình thức thể hiện. Như đã nói ở trên, có rất nhiều loại phương tiện có thể tham gia vào các chiến dịch roadshow đường phố. Kích thước phương tiện càng lớn, độ sáng tạo càng cao thì chi phí sẽ càng đắt.

Việc chọn lựa phương tiện quảng cáo sẽ dựa trên mục đích và chi phí cụ thể của từng nhãn hàng. Điều mà chúng tôi có thể lưu ý giúp bạn ở đây chỉ là số lượng phương tiện tham gia trong mỗi chiến dịch sẽ là:

Đối với xe đạp, xe máy, xe ô tô 4 chỗ, 7 chỗ: Nên sử dụng đoàn xe từ 10 phương tiện trở lên. ( Tham khảo dịch vụ roadshow ô tô )
Đối với xe ô tô 45 chỗ, xe tải: Có thể sử dụng từ 3-5 xe để quảng bá thương hiệu vì chi phí thực hiện khá cao.

6 bước xây dựng kịch bản chạy roadshow hiệu quả

3.3. Xác định tuyến đường roadshow hoạt động

Roadshow là những cuộc diễu hành quảng bá trên đường phố. Vì thế mà các tuyến đường xe sẽ đi qua đóng vai trò vô cùng quan trọng. Tuyến đường quảng cáo cần phải được xây dựng để phù hợp với từng doanh nghiệp chứ không có bất cứ quy chuẩn chung nào.

Ví dụ: Bạn muốn quảng bá về chương trình khuyến mại của cửa hàng, hãy sắp xếp lộ trình xe chạy đi qua hết các chi nhánh đang có để người đi đường có thể theo dõi và nắm bắt được địa chỉ đặt mua.

Việc xây dựng lộ trình, tuyến đường đi cũng giúp doanh nghiệp nắm bắt và loại bỏ các tuyến đường cấm. Với quy mô của cả một đoàn xe lớn như vậy, việc thay đổi lộ trình bất ngờ là vô cùng khó khăn. Chính vì thế mà hãy mở ngay bản đồ ra, kết nối các tuyến đường cần đi qua một cách hợp lý nhất.

3.4. Thiết kế, in ấn decal, banner

Đã có sẵn lợi thế về quy mô, số lượng phương tiện cùng tham gia quảng cáo, chú trọng thêm vào thiết kế maquette cho chiến dịch sẽ làm gia tăng độ nổi bật và tạo được sự thu hút lớn hơn. Chủ yếu các chiến dịch roadshow hiện nay vẫn là in ấn, dán decal trên xe. Một số phương pháp sáng tạo hơn có thể là sử dụng thêm biển đèn led, thiết kế các POSM độc đáo.

Dù sử dụng bất cứ phương thức nào, sáng tạo đến đâu, thì maquette quảng cáo vẫn phải chứa đựng nội dung chính thông điệp nhà đầu tư cần truyền tải. Sử dụng bố cục đơn giản, rõ ràng, gây chú ý bằng màu sắc chứ không nên tham lam nhiều chi tiết gây rối mắt.

3.5. Xin giấy phép tổ chức

Một mục không thể thiếu trong kịch bản tổ chức roadshow chính là xin giấy phép quảng cáo. Không những phải xin giấy phép trước khi thực hiện mà nhà đầu tư cũng nên liệt kê trước một số tình huống không may có thể xảy ra khi đoàn xe chạy trên đường và cách xử lý chúng.

>>>Để nắm rõ hơn về quy trình thủ tục mời bạn xem thêm bài viết: Xin giấy phép roadshow: Thủ tục và quy trình thực hiện chi tiết

3.6. Quản lý và điều hành roadshow quảng cáo

Sau khi đã hoàn thiện công tác chuẩn bị, giấy phép, việc bố trí nhân sự là công việc tiếp theo. Đoàn xe quảng cáo không thể cứ thế mà chạy bon bon nối đuôi nhau trên đường. Bởi lẽ sẽ có những đoạn ngã tư đông đúc, thay đổi đèn giao thông có thể khiến đoàn xe bị tách rời.

Vào thời điểm này, một người điều hành, quản lý là vô cùng cần thiết. Người này sẽ trực tiếp điều khiển tốc độ của từng xe, đảm bảo các xe quảng cáo chạy sát nhau, đồng đều, và cũng là người trực tiếp xử lý mọi vấn đề phát sinh trên đường phố.

Có thể nói, xây dựng kịch bản tổ chức roadshow thì không quá khó nhưng việc triển khai sao cho suôn sẻ thì lại không hề đơn giản. Đó là lý do mà các doanh nghiệp cần đến những đơn vị tổ chức roadshow quảng cáo chuyên nghiệp như Sixth Sense Media!

4. Giới thiệu một số chương trình roadshow do SSM tổ chức

Với hơn 15 năm kinh nghiệm trong nghề, kinh nghiệm thực tế, cùng đội ngũ nhân sự ưu tú, Sixth Sense Media cung cấp dịch vụ roadshow quảng cáo chuyên nghiệp và trọn gói. Chúng tôi lên chi tiết kịch bản tổ chức roadshow, tư vấn xây dựng kế hoạch triển khai phù hợp nhất với từng doanh nghiệp. Dưới đây là một số dự án đã được triển khai thực tế: